Hesabınızı açtıktan sonra yapmanız gerekenler

Hesabınız yeni açıldıysa veya bir çalışma alanına davet aldıysanız aşağıdaki adımlar sizi canlı kullanıma en hızlı şekilde götürür. Her adım bağımsızdır; ihtiyacınıza göre seçici okuyabilirsiniz. Daha derin kavramlar için sol menüdeki Temel Kavramlar bölümüne geçin.

1. Hesabınızı Doğrulayın

Kayıt sırasında kullandığınız e-posta adresine bir doğrulama bağlantısı gönderilir. Bu bağlantıya tıklayana kadar bazı işlemler (çalışma alanı oluşturma, davet gönderme) kısıtlanabilir. Bağlantı 24 saat içinde sona erebilir; süre dolduysa giriş ekranından yeni bağlantı talep edin.

Parolanızı yalnızca siz bildiğinizden emin olun. Ortak kullanılan bir bilgisayarda çalışıyorsanız oturumu her seferinde kapatma alışkanlığı edinin. Parola değişikliği hesap ayarlarından yapılır; başka bir kişinin hesabına giriş yapmak güvenlik ihlali sayılır ve sistemde kayıt altına alınır.

2. Doğru Çalışma Alanını Seçin

Birden fazla çalışma alanına davetliyseniz üst menüde alan seçici görünür. Her çalışma alanı bağımsız bir "şirket dosyası" gibidir; birinde girilen müşteri, sipariş veya fatura diğerinde görünmez. Günlük işe başlamadan önce hangi alanda çalıştığınızı kontrol etmek, yanlış alana veri girmenin önündeki en etkili engeldir.

Yalnızca tek bir çalışma alanına üyeyseniz sistem otomatik olarak o alana yönlendirir. Çalışma alanı kavramını daha ayrıntılı anlamak için Çalışma Alanı Nedir? sayfasına bakın.

3. Ekibinizi Davet Edin ve Rolleri Tanımlayın

Çalışma alanı yöneticisi yetkisine sahipseniz kullanıcı davet edebilirsiniz. Daveti yönetici veya kullanıcı olarak gönderirken şunu düşünün: başlangıçta herkese geniş yetki vermek yerine göreve göre daraltılmış rol atamak, sonradan karmaşayı önemli ölçüde azaltır.

Örnek bir rol dağılımı:

• Yönetici: Tüm modüller ve ayarlar; abonelik ve kullanıcı yönetimi. Mümkünse 1–2 kişiyle sınırlı tutun.
• Satış Temsilcisi: Müşteri ve CRM kaydı, teklif oluşturma, sipariş görüntüleme; fiyat değiştirme yetkisi olmayabilir.
• Depo Sorumlusu: Stok hareketi ve sayım; fatura veya müşteri bilgilerine erişim gerekmez.
• Muhasebe: Fatura ve cari hareket; ürün fiyatı veya CRM fırsatlarına erişim gerekmez.

Rol ve izin sisteminin ayrıntısı için Yetkiler ve Roller sayfasını inceleyin.

4. Temel Veri Yapısını Kurun

Çoğu modül ortak bir temele dayanır: ürün/hizmet kataloğu ve müşteri listesi. Bu iki yapı doğru kurulursa teklif, sipariş ve fatura adımları çok daha az hata içerir.

• Ürün kataloğu (YelkenKatalog): Her ürün veya hizmet için bir kart açın. Birim (adet, kg, m², saat) ve vergi oranını baştan netleştirin; sonradan değiştirmek geçmiş kayıtları karıştırabilir. Varyantlı ürünleriniz varsa (renk, beden gibi) varyant yapısını kurun; her varyant için ayrı kart açmak yönetim yükünü artırır.
• Müşteri listesi (YelkenCRM veya ilgili modül): Vergi numarası veya e-posta gibi benzersiz alanlara dikkat edin; yinelenen kart oluşumunu önler. İletişim kişilerini, ödeme koşullarını ve varsa müşteri grubu bilgisini kaydedin.

Eski sistemden Excel ile toplu veri aktarımı planlıyorsanız önce birim ve kategori listesini sabitleyip ardından aktarımı yapın; kategori ve birim uyumsuzluğu sonraki işlemleri zorlaştırır.

5. Modüllerinize Adım Adım Geçin

Hepsini aynı anda açmak yerine bir süreç akışını (örneğin teklif → sipariş → fatura) uçtan uca çalıştırın, sonra diğer modülleri ekleyin. Bu yaklaşım şunları sağlar:

• Hangi veri alanının hangi adımı etkilediği netleşir.
• Ekip eğitimi parça parça verilebilir; herkesin her şeyi aynı anda öğrenmesi gerekmez.
• Hata tespiti küçük bir süreçte daha kolaydır; geniş bir kurulumda izlerini kaybetmek daha zordur.

Hangi modülün ne işe yaradığını görmek için Modüllere Genel Bakış sayfasını kullanın.

6. Paketinizi ve Limitlerini Kontrol Edin

Aboneliğiniz; kaç kullanıcı ekleyebileceğinizi, hangi modüllerin açık olduğunu ve belirli kayıt türlerinde üst sınırı (örneğin maksimum teklif adedi) belirler. Bu sınırlara ne zaman ve nasıl ulaşacağınızı önceden bilmek kesinti riskini azaltır.

• Kullanıcı sayısını düzenli kontrol edin; işten ayrılan kişilerin erişimini devre dışı bırakın.
• Kayıt limitlerine yaklaşıldığında sistem uyarı verir; limit dolunca yeni kayıt açılamaz. Yoğun dönem öncesinde yükseltme veya arşivleme işlemini planlayın.
• Paket veya modül değişikliği için fiyatlandırma sayfasını inceleyin ya da destek ekibimizle iletişime geçin.

Paket ile abonelik arasındaki farkı anlamak için Paket, Abonelik ve Modüller sayfasına bakın.

7. İlk Kaydı Gerçek Veriyle Girin

Test amaçlı kayıt girmek bazı soruları cevaplar, ancak gerçek veriyle geçin ve deneme kayıtlarını temizleyin; aksi hâlde raporlar ve seri numaraları karışır. İlk gerçek müşteri veya sipariş kaydı ekibinizin sistemi benimseme sürecini başlatır; bu an önemlidir.

İlk haftanın sonunda şu soruları kendinize sorun: Bir teklif hazırlayıp müşteriye gönderebildim mi? Ürün kartım eksiksiz mi? Kullanıcılar doğru rollerde mi? Cevaplar "evet" ise operasyonu kademeli genişletmeye hazırsınız.