Çalışma Alanı Nedir? | Verileriniz Nasıl Ayrılır

Çalışma alanı, Yelken360'da bir şirketin, markanın veya birimin tüm iş verilerini barındıran yalıtılmış ortamdır. Müşterilerden siparişlere, stok hareketlerinden faturalara kadar her kayıt belirli bir çalışma alanına aittir; başka bir alanın kullanıcısı bu kayıtlara erişemez.

Çalışma Alanı Ne İşe Yarar?

Tek bir veritabanında farklı müşterilerin verisini birbirinden ayırma ihtiyacı, modern SaaS platformlarının temel mimari sorularından biridir. Yelken360'ın seçtiği yaklaşımda tüm sorgular çalışma alanı kimliğiyle (workspace_id) filtrelenir; uygulamanın hiçbir ekranı bu filtreyi atlatamaz. Bu tasarım, kısaca şu garantiyi verir: siz hangi çalışma alanındaysanız yalnızca o alanın kayıtlarını görür ve üzerinde işlem yaparsınız.

Pratikte bu şu anlama gelir: Şirket A'nın satış müdürü yanlışlıkla Şirket B'nin teklifini göremez; iki ayrı franchise şubesinin stok hareketleri karışmaz; aynı platformu kullanan iki grup birbirinin müşteri listesine ulaşamaz.

Tek Çalışma Alanı: Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler

Yalnızca bir şirketi olan işletmeler için tek çalışma alanı yeterlidir. Tüm müşteriler, ürünler, siparişler ve kullanıcılar bu alanda toplanır. Kullanıcılar arasındaki yetki ayrımı çalışma alanı içindeki rol sistemiyle yönetilir; ayrı bir alan açmaya gerek yoktur.

Tek alanla başlayıp sonradan çok alana geçmek mümkündür; ancak veri başlangıçta tek alanda biriktiyse alan bölme işlemi veri temizliği ve yeniden yapılandırma gerektirebilir. İleride genişleme ihtimali varsa başından yapıyı planlamak çalışmayı azaltır.

Birden Fazla Çalışma Alanı: Ne Zaman Gerekir?

Şu durumlarda birden fazla çalışma alanı açmak önerilir:

Birden fazla tüzel kişilik: Her şirketin kendi muhasebe defteri, fatura seri numarası ve cari hesap yapısı olması gerekiyorsa ayrı alan zorunludur. Faturalar yanlış tüzel kişi adına kesilemez.
Franchise veya ayrı marka: Her markanın kendi müşteri ve ürün listeleri ile raporları olmalıysa ayrı alan mantıklıdır. Ortak ürün kataloğu paylaşımı henüz desteklenmez; her alanda bağımsız katalog tutulur.
Bağımsız şubeler veya bölgeler: Kâr merkezi bazında bağımsız raporlama yapılacaksa şube başına alan mantıklı olabilir. Ancak şubeler arasında ürün veya müşteri paylaşımı gerekliyse aynı alanda depo/bölge ayrımı daha verimlidir.
Danışmanlık ve hizmet şirketleri: Farklı müşteri projeleri tamamen ayrı veri setleri gerektiriyorsa her proje kendi alanında çalışabilir.

Alan Değiştirmek Neyi Etkiler?

Aktif çalışma alanını değiştirdiğinizde ekrandaki tüm listeler, formlar ve raporlar yeni alanın bağlamıyla yüklenir. Bu değişiklik anlıktır; tarayıcıyı yenilemenize gerek kalmaz. Taslak olarak açık kalmış formlar ya da düzenlenmemiş kayıtlar dikkat ister; alan değiştirmeden önce mevcut işi kaydedin ya da bırakın.

Önemli bir nokta: bir kullanıcı iki farklı çalışma alanında iki farklı role sahip olabilir. Örneğin alan A'da yönetici, alan B'de yalnızca stok görüntüleme yetkisine sahip olunabilir. Bu, aynı hesapla farklı düzeyde sorumluluk üstlenilmesine olanak tanır ve holding veya çok şirketli yapılarda sıkça tercih edilir.

Yeni Çalışma Alanı Nasıl Açılır?

Yeni alan açma hakkı hesap düzeyinde tanımlanır. Hesabınızda bir üst sınır varsa (genellikle platformun belirlediği maksimum alan sayısı) bu sınıra ulaşıldığında ek alan açılamaz. İlk alan genellikle onay gerekmeden hemen aktif olur; ek alanlar için platform politikasına göre yönetici onayı gerekebilir.

Yeni alan açmadan önce şu soruları yanıtlayın:

Bu alan gerçekten ayrı veri izolasyonu gerektiriyor mu, yoksa tek alanda depo/bölge ayrımı yeter mi?
Kullanıcıların hangi alanlara erişeceği ve hangi rolde çalışacağı netleşti mi?
Her alan için ayrı abonelik maliyeti planlandı mı?

Çalışma Alanı Ayarları

Her alanın kendi ayarlar bölümü vardır. Buradan yapılabilecekler:

Temel bilgiler: Alan adı, logo, dil ve saat dilimi. Fatura üst bilgisinde görünen tüzel kişi adı da burada tanımlanır.
Para birimi ve format: Teklif ve fatura ekranlarındaki para birimi gösterimi, ondalık ayırıcı ve kur ayarları çalışma alanına özgüdür. Farklı alanlarda farklı para birimleri kullanılabilir.
Kullanıcı ve roller: Alan içindeki kullanıcı listesi, davet yönetimi ve rol atamaları.
Abonelik: Hangi modüllerin açık olduğu ve kullanım limitleri alan bazında görüntülenebilir.

Sık Sorulan Sorular

Bir çalışma alanını silebilir miyim?

Çalışma alanı silme işlemi tüm içindeki veriyi (müşteriler, siparişler, faturalar) kalıcı olarak kaldırır; geri alınamaz. Bu nedenle silme işlemi önce alan dondurulur (pasif duruma çekilir), ardından platform politikası çerçevesinde kesin silme gerçekleşir. Yalnızca hesap sahibi veya yöneticisi bu işlemi başlatabilir. Silinmeden önce dışa aktarım ve yedek almanız önerilir.

İki çalışma alanı arasında veri taşıyabilir miyim?

Platform içi otomatik alan-arası veri taşıma aracı şu an mevcut değildir. Veri aktarımı Excel dışa aktarımı ve yeniden içe aktarım yoluyla yapılabilir; ancak ilişkili kayıtların (müşteri → teklif → sipariş) bütünlüğünü korumak dikkat ister. Karmaşık taşıma senaryoları için destek ekibimizle görüşmenizi öneririz.

Aynı ürün kataloğunu iki alanda kullanabilir miyim?

Çalışma alanları tamamen yalıtılmış olduğundan ürün kataloğu alanlar arasında otomatik paylaşılmaz. Her alanda bağımsız katalog yönetilir. Ortak ürün havuzu ciddi bir gereksinimse işletmenizin mimarisini (tek alan + depo/bölge ayrımı) yeniden değerlendirmenizi öneririz.

Birden fazla alanı olan hesapta fatura nasıl işler?

Her çalışma alanının kendi aboneliği ve abonelik faturalaması vardır. Hesap düzeyinde tüm alanlar tek çatı altında görüntülenebilir; ancak faturalandırma alan bazında gerçekleşir. İki ayrı alanı olan bir şirket iki ayrı abonelik ücreti öder.