YelkenKira — Kiralama ve Varlık Yönetimi

YelkenKira, kiralık varlıklarınızın sözleşme, vade takvimi ve tahsilat sürecini tek yerden yönetir. Hangi varlığın hangi müşteriye hangi tarihler arasında kiralandığı, ödeme durumu ve yaklaşan sözleşme bitiş tarihleri anlık takip edilebilir hale gelir.

Modülün İşletmeye Katkısı

Kiralama iş modelinde nakit akışı vade takvimine dayanır: bir vade kaçırılırsa tahsilat gecikmesi hem likiditeyi hem de müşteri ilişkisini etkiler. Öte yandan aynı varlığın çift kiralanması veya bakım tarihi geçirilmiş varlığın devreye alınması operasyonel kriz anlamına gelir.

YelkenKira bu riskleri minimize eder: otomatik oluşturulan vade takvimi, sözleşme bitişi ve bakım tarihi bildirimleri, varlık müsaitlik takvimi ve depozito yönetimi; hepsi birleşince kiralama operasyonu reaktif değil proaktif yürütülür.

Temel Kavramlar

Varlık Tanımı

Kiralanan her varlık katalogda tanımlı olabilir; teknik özellikler, fotoğraflar ve belgeler YelkenKatalog kartından okunur. Benzersiz seri numarası taşıyan varlıklar (araç plakası, makine seri numarası) için demirbaş bazlı takip yapılabilir. Varlık kaydı; durum (aktif, bakımda, hasarlı, emekliye alındı), son bakım tarihi, sonraki planlı bakım tarihi ve lokasyon bilgisini içerebilir.

Kira Sözleşmesi

Sözleşme başlığında şu bilgiler tutulur: müşteri, varlık veya varlık grubu, sözleşme başlangıç ve bitiş tarihi, kira tutarı ve para birimi, ödeme periyodu (günlük, haftalık, aylık, üç aylık veya özel aralık), depozito tutarı ve iade koşulları, erken fesih cezası ve bildirim süresi, otomatik yenileme koşulları, KDV ve stopaj bilgisi.

Vade Takvimi

Sözleşme oluşturulduktan sonra ödeme periyoduna göre vade satırları otomatik üretilir. Her vade satırında tutar, vade tarihi ve durum (bekliyor, kısmen ödendi, ödendi, gecikti) görünür. Tahsilat girildiğinde vade kapanır; kısmi ödeme durumunda bakiye bir sonraki vadeye veya ayrı satıra taşınabilir.

Depozito Yönetimi

Depozito; sözleşme başında alınan teminat bedelidir. Kira ödemelerinden ayrı izlenir: cari hesapta yükümlülük olarak kayıt altında tutulur, sözleşme sonunda iade veya hasar mahsubuyla kapatılır. Depozito ve kira tutarlarının aynı hesapta karışması yaygın bir muhasebe hatasıdır; YelkenKira bu ayrımı yapısal olarak sağlar.

Sözleşme Uzatma ve Fesih

Sözleşme bitişine yakın yenileme veya fesih kararı verilir. Yenileme durumunda yeni dönem açılır; fiyat artışı varsa güncellenen tutar yeni vade takvimine yansır. Erken fesih durumunda ceza tutarı hesaplanır, kalan vadeler kapatılır ve varlık müsait duruma geçer. Tüm bu işlemler kayıt altında tutulur; sözleşme geçmişi silinmez.

Varlık Müsaitlik Takvimi

Aynı varlığın iki farklı müşteriye aynı tarihler için kiralanması (çakışma) önleyen en kritik özelliktir. Müsaitlik takvimi şu bilgileri birleştirir:

• Aktif kira sözleşmelerindeki tarih aralıkları.
• Bakım ve onarım için bloke edilen tarihler.
• Teslim ve iade arasındaki hazırlık süresi.

Yeni sözleşme oluştururken sistem çakışan tarihleri tespit eder ve uyarır. Bu sayede "Ağustos'ta o makine müsait mi?" sorusu dakikalar içinde yanıtlanır.

Hasar ve Teminat Yönetimi

Varlık teslim edilirken ve iade alınırken durum tutanağı tutulur. Tespit edilen hasar fotoğraf ve notla kayıt altına alınır. Hasar tutarı depozito ile mahsup edilebilir; kalan kısım için ayrı tahsilat açılır. Bu süreç müşteri uyuşmazlıklarında belgesel kanıt sağlar.

Tipik Kullanım Akışı

1. Müşteri talebi alınır (YelkenCRM'deki fırsat veya doğrudan kiralama talebi).
2. Varlık müsaitlik takvimi kontrol edilir; uygun varlık seçilir.
3. Sözleşme hazırlanır: varlık, tarih aralığı, kira tutarı, depozito ve ödeme planı.
4. Sözleşme onaylanır; vade takvimi otomatik oluşturulur.
5. Varlık teslim edilir; teslim tutanağı ve fotoğraf kaydedilir. Depozito tahsil edilir.
6. Her vade tarihinde tahsilat kaydedilir; gecikmede hatırlatma tetiklenir.
7. Sözleşme bitiş yaklaşınca yenileme veya fesih kararı verilir.
8. Varlık iade alınır; iade tutanağı düzenlenir. Hasar varsa mahsup yapılır; depozito iade edilir.

Sektöre Göre Kullanım Senaryoları

Araç ve İş Makinesi Kiralama

Plaka bazlı varlık takibi, periyodik muayene ve bakım tarihleri, sigorta bitiş tarihleri müsaitlik takviminin parçası olarak yönetilir. Günlük veya aylık kira sözleşmelerinde hızlı oluşturma ve fatura entegrasyonu önceliklidir.

Ekipman ve Makine Kiralama

İnşaat, tarım veya endüstriyel ekipman kiralamada kısa süreli yüksek cirolu sözleşmeler söz konusudur. Kira süresindeki uzatma talepleri müsaitlik durumuna göre anlık yanıtlanır.

Gayrimenkul Kiralama

Uzun vadeli sözleşmeler, yıllık kira artışı (TÜFE bazlı veya sabit yüzde) ve muaccel maddeleri içerir. Kira artışı yenileme sözleşmesine otomatik yansıtılabilir.

Kimler Kullanır?

• Kiralama Danışmanı: Sözleşme oluşturma, müsaitlik kontrolü, müşteri iletişimi.
• Operasyon / Filo: Teslim ve iade tutanağı, bakım planlama, varlık durum güncellemesi.
• Finans ve Muhasebe: Vade takibi, tahsilat kaydı, depozito yönetimi, fatura kesme.
• Yönetim: Doluluk oranı, ortalama kira süresi ve gecikmiş alacak raporları.

Diğer Modüllerle Entegrasyon

• YelkenKatalog: Kiralanan varlığın teknik özellikleri, görselleri ve belgeleri katalog kartından okunur.
• YelkenCRM: Kiralama müşterisi CRM kartına bağlıdır; kira geçmişi müşteri 360° görünümünde özetlenir.
• YelkenMuhasebe: Kira vadesi tahsilatları cari harekete, fatura kesildiğinde satış faturasına dönüşür; depozito yükümlülük hesabında izlenir.
• YelkenStok: Kiralanan varlık envanterde izlenebilir; teslim çıkışı ve iade girişi stok hareketi olarak kaydedilebilir.

Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Depozito ve kira ödemelerini ayrı hesaplarda izleyin; karışık takip hem muhasebe hatası hem müşteri uyuşmazlığı riski taşır.
• Her teslim ve iadede tutanak ve fotoğraf kaydedin; "teslimden önce hasar vardı" tartışmaları belgesi olduğunda çözülür.
• Otomatik yenileme koşullarını sözleşmede açık yazın; müşteriye yazılı bildirim göndermek yasal güvence sağlar.
• Bakım ve onarım tarihlerini takvime girin; kira müsaitlik hesaplaması bu tarihleri dışarıda bırakır.

Abonelik Notu

Varlık adedi, aktif sözleşme sayısı veya gelişmiş raporlama özellikleri abonelik paketine göre sınırlı olabilir.

← Modül Özeti