YelkenKatalog — Ürün ve Katalog Yönetimi

YelkenKatalog, işletmenizde satılan, kiralanan veya üretilen her kalemin tek ve güvenilir tanımını barındıran merkezi yapıdır. Teklif satırı, sipariş kalemi, stok kartı veya üretim reçetesi — hepsi bu modülde tanımlanmış ürün ve hizmet kayıtlarına bağlanır. Bu bağ sağlandığında fiyat, birim ve açıklama tutarsızlıkları sistemin genelinden kalkar.

Modülün İşletmeye Katkısı

"Ürün listesi tutmak" ile "katalog yönetimi" arasındaki fark, verilerin ne kadar bağlantılı olduğunda yatar. Bir Excel listesi güncellense bile aynı ürünün farklı kayıtlardaki kopyaları güncellenmez; teklifteki fiyat ile stok kartındaki fiyat çelişebilir. YelkenKatalog'da ürün tanımı bir kez girilir; teklif, sipariş, stok ve muhasebe bu tek tanımdan okur. Fiyat revizyonunda yalnızca bir yer güncellenir; yeni işlemler güncel fiyatı çeker, geçmiş kayıtların doğruluğu korunur.

Bunun ötesinde katalog, anlamlı raporlamayı mümkün kılar: kategori bazlı satış analizi, marka kırılımında kar marjı, birim türüne göre hareket özeti. Bu kırılımlar yalnızca kayıtlar baştan doğru kategorize edilmişse değer taşır.

Temel Kavramlar

Ürün Kartı

Her ürün veya hizmet için bir kart açılır. Kart şu bilgileri taşır: ticari isim, dahili referans kodu, barkod veya SKU, satış birimi (adet, kg, m², m³, lt, saat, gün gibi), liste satış fiyatı, alış maliyeti (isteğe bağlı, yetkiye göre görünür), KDV veya muafiyet bilgisi, kısa ve uzun açıklama, durum (aktif, pasif, satıştan kaldırıldı).

Hizmet satıyorsanız ürün kartı "stoksuz kalem" olarak işaretlenir; stok hareketlerinde görünmez, teklif ve fatura satırlarında kullanılabilir.

Kategori ve Marka

Kategori yapısı düz liste veya ağaç (ana kategori → alt kategori → detay) olarak kurulabilir. İyi tasarlanmış bir kategori yapısı şu avantajları getirir:

• Teklif şablonlarında ürün grubu seçimi hızlanır.
• Satış ve stok raporları anlamlı kırılımlar sunar.
• Gelecekte entegrasyon yapılacak e-ticaret veya web platformlarına eşleme kolaylaşır.

Marka alanı özellikle distribütör, perakende ve çok tedarikçili işletmelerde liste temizliği sağlar; marka bazlı satış analizi yapılabilir hale gelir.

Varyant ve Seçenek

Renk, beden, kapasite, malzeme gibi boyutların her kombinasyonu için ayrı ürün kartı açmak yerine tek ana kart altında varyant matrisi kurulur. Örneğin bir gömlek; XS-S-M-L-XL bedende ve beyaz-mavi-siyah renkte satılıyorsa 15 ayrı kart yerine tek kart + 15 varyant kullanılır. Her varyantın kendi barkodu, stok miktarı ve opsiyonel fiyat farkı olabilir.

Varyant yapısı teklif ve sipariş aşamasında "ürün + seçenek" kombinasyonunu doğru fiyat ve stokla eşleştirir; sepet veya sipariş listesi temiz kalır.

Görsel ve Dosya Ekleri

Ürün görselleri teklif PDF çıktısında veya müşteri paylaşımında kullanılabilir. Teknik veri föyü, güvenlik belgesi, sertifika gibi dosyalar ürün kartına eklenerek arşiv dağınıklığı önlenir. Birden fazla görsel eklendiğinde varsayılan görsel seçilebilir.

Birim ve Dönüşüm

Satın alma birimi ile satış birimi farklı olduğunda (örneğin koli satın alınıp adet satılırken, veya metre kare olarak satın alınan malzemenin ton olarak depolanması) dönüşüm katsayısı tanımlanır. Bu sayede satın alma miktarı otomatik olarak satış birimine çevrilir; elle hesaplama hatası ortadan kalkar.

Ana Ekranlar ve İşlevler

• Ürün Listesi: Arama, kategori, marka ve durum filtresiyle ürünler listelenir. Toplu durum değiştirme veya kategori atama işlemleri seçimle yapılabilir.
• Ürün Detayı: Tüm alanlar, varyantlar, bağlı görseller ve eklerin tek ekranda yönetimi. Hangi tekliflerde, siparişlerde veya stok hareketlerinde kullanıldığına bağlantı içerebilir.
• Fiyat Yönetimi: Liste fiyatı doğrudan kart üzerinde güncellenir. Çoklu fiyat listesi veya müşteri grubuna göre fiyat kuralı abonelik kapsamına bağlı olarak tanımlanabilir.
• Toplu İçe Aktarım: Excel veya CSV şablonuyla çok sayıda ürün tek seferde sisteme yüklenir. Aktarım öncesinde birim ve kategori değerlerinin mevcut listelerle eşleşip eşleşmediği doğrulanmalıdır.

Sektöre Göre Kullanım Senaryoları

Perakende ve Toptan Ticaret

Farklı tedarikçilerden aynı ürünün birden fazla versiyonu varsa (örneğin farklı markalı aynı ürün grubu) marka ve tedarikçi alanları ayrıştırmada kullanılır. Barkod taramaya dayalı hızlı işlemler için SKU/barkod alanının dolu ve benzersiz olması kritiktir.

İmalat

Hammadde, yarı mamul ve mamul aynı katalog yapısı içinde farklı kategorilerde tutulabilir. Mamul reçeteleri YelkenÜretim modülü aracılığıyla bu katalog kartlarına bağlanır. Satılan ürünün BOM'u değiştiğinde katalog kartı güncellenir; bağlı reçeteler üretim planlamasına otomatik yansır.

Hizmet Sektörü

Danışmanlık saati, proje hizmeti veya bakım paketi gibi soyut kalemler stoksuz hizmet kalemi olarak tanımlanır. Zaman birimi (saat, gün) ve liste fiyatı ile teklif satırına eklenir; stok modülünü devreye sokmadan faturalanabilir.

Kiralama

Kiralanan varlıklar hem katalog kalemi hem de YelkenKira sözleşme satırı olabilir. Varlığın teknik özellikleri, fotoğrafları ve belgeleri katalog kartında tutulur; kiralama süreçleri bu karta bağlı yürür.

Tipik Kurulum Akışı

1. Kategori ve marka listesi netleştirilir; fazla seviye eklemekten kaçınılır.
2. Birim sözlüğü YelkenKatalog ayarlarında sabitleştirilir; muhasebe ve stok birimleriyle uyum kontrol edilir.
3. Öncelikli ürünler (en çok satılan veya stratejik kalemler) elle girilir; birim ve vergi oranı doğrulanır.
4. Toplu aktarım için Excel şablonu indirilir, mevcut veri temizlenerek yüklenir.
5. Varyantlı ürünlerde seçenek değerleri (renk, beden vs.) önce tanımlanır, ardından varyant matrisi kurulur.
6. Teklif veya sipariş eğitiminde satış ekibi ürün arama ve seçimini alıştırır.

Kimler Kullanır?

Katalog genellikle birden fazla ekibin ortak veri kaynağıdır; erişim yetkiye göre farklılaşır:

• Satın alma: Alış fiyatı, tedarikçi ve birim bilgilerini yönetir.
• Satış: Satış fiyatı, açıklama ve müşteriye sunulacak görselleri günceller.
• Depo: Barkod, birim ve depo kartı ilişkisini takip eder.
• Muhasebe: Vergi kodu ve hesap planı eşlemesini izler.
• Yönetici: Fiyat değiştirme ve silme gibi kritik işlemler dar tutulabilir.

Diğer Yelken Modülleriyle Entegrasyon

• YelkenTeklif ve YelkenSatış: Satır açılırken ürün seçimi katalogdan yapılır; fiyat, vergi ve birim otomatik çekilir.
• YelkenStok: Stoklu işaretli her ürünün miktar hareketi, katalog kartı üzerinden izlenir. Kritik stok eşiği de burada tanımlanır.
• YelkenÜretim: Mamul ve yarı mamul tanımı üretim reçetesinin temelini oluşturur; BOM bileşenleri katalog kartlarıdır.
• YelkenMaliyet: Ürün veya varyant bazında standart maliyet ve maliyet dağıtım hesaplamaları katalog kaydına bağlıdır.
• YelkenKira: Kiralanan varlık aynı zamanda katalog kalemi olabilir; özellik ve belgeler paylaşılır.
• YelkenMuhasebe: Fatura satırı ürün kartından vergi ve hesap kodu bilgisini alır; muhasebe düzenini bozmaz.

Geçiş ve Kurulum Önerileri

• Eski sistemden veri aktarıyorsanız önce temizlik yapın: aynı ürünün birden fazla kaydı, tutarsız birim isimleri veya eksik SKU'lar aktarım sonrası daha pahalıya çözülür.
• Eski sistem kodlarını "dahili kod" veya not alanında saklayın; geçiş döneminde eski-yeni eşleme kritiktir.
• Görseller için dosya adlandırma standardı belirleyin; sonradan yüklenen görsel karmaşasını önler.
• Fiyatı sık değişen ürünlerde revizyon tarihini not olarak tutun; "bu fiyat ne zaman girildi?" sorusu sıkça çıkar.

Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Aynı ürün için birden fazla kart açmaktan kaçının; varyant veya paket set kullanın. Yinelenen kartlar stok ve rapor kirliliği yaratır.
• Birim hatası (kg yerine adet, m² yerine m³) teklif, sevkiyat ve muhasebede zincirleme sorunlara yol açar; kart açılışında çift kontrol gereklidir.
• Pasife alınan ürünler menü ve arama sonuçlarından kalkar; ancak geçmiş kayıtlar referansını korur. Silmek yerine pasife almak tercih edilmeli.

Abonelik ve Kapsam

Kart sayısı, varyant derinliği veya ek özel alanlar abonelik paketinize göre sınırlı olabilir. Limit yaklaşmadan önce eski veya kullanılmayan kartları pasife almak veya birleştirmek kota yönetimi açısından avantajlıdır. Modül kapalıyken katalog menüsü görünmez; ancak veriler silinmeden bekler.

← Modül Özeti