YelkenİK — İnsan Kaynakları Yönetimi

YelkenİK, çalışan bilgilerini ve temel insan kaynakları süreçlerini dijital ortamda toplar. İşe girişten ayrılışa kadar personel dosyasını düzenli tutar; organizasyon yapısı, izin yönetimi ve belge arşivini tek yerden yönetir.

Modülün İşletmeye Katkısı

Küçük ve orta ölçekli işletmeler için ağır kurumsal İK yazılımları hem fazla karmaşık hem de fazla maliyetlidir. Öte yandan kağıt bazlı veya parçalı dijital yöntemler şu sorunları yaratır: personel bilgisi güncellenmeden yatar, izin bakiyesi hesaplaması tartışma konusu olur, işten ayrılan çalışanın sistem erişimi kapatılmayı bekler.

YelkenİK bu sorunları pratik bir çerçevede çözer: personel verisi tek kaynakta tutulur, organizasyon hiyerarşisi diğer modüllerdeki rol ve onay akışlarına beslenebilir, izin talepleri dijital onay sürecinden geçer. Yasal zorunluluklar ülke ve sözleşme türüne göre değişir; modül operasyonel süreci destekler, hukuki danışmanlığın yerini almaz.

Temel Kavramlar

Personel Kartı

Her çalışan için tek kart açılır. Kart şu bilgileri içerir:

• Kimlik ve iletişim: Ad, soyad, TC kimlik numarası (yetki gerektiren alan), kişisel e-posta ve telefon.
• İş bilgileri: İşe giriş tarihi, sicil numarası, departman, pozisyon (unvan), yönetici (hiyerarşi için), çalışma yeri ve statüsü (tam zamanlı, yarı zamanlı, geçici, uzaktan).
• Sözleşme: Belirsiz veya belirli süreli, deneme süresi bitiş tarihi.
• Mali bilgiler: Maaş, ödeme periyodu, banka hesabı (hassas; dar role açılır).
• Acil durum kişisi: Adı, telefonu ve yakınlık derecesi.
• Notlar: Özel koşullar, ek haklar veya kısıtlamalar.

Hassas alanlar (TC, maaş, banka bilgisi) yalnızca İK yöneticisi veya yönetici gibi dar rollerin erişimine açılır; diğer kullanıcılar bu alanları görmez.

Organizasyon Yapısı

Departman, pozisyon ve yönetici bağlantıları birleşince organizasyon şeması oluşur. Bu şema yalnızca görsel değildir; diğer modüllerde onay zinciri (teklif onayı, izin onayı) ve atama (satış temsilcisi, iş emri sorumlusu) için referans sağlar. Şema güncellenmediğinde "bu kişi hâlâ burada mı?" sorusu tüm onay akışlarında belirsizlik yaratır.

İzin Talebi ve Onay Akışı

İzin türleri baştan tanımlanır: yıllık ücretli izin, mazeret izni (hastalık, vefat), ücretsiz izin, doğum veya babalık izni ve şirkete özgü ek izinler. Her türün kullanım kuralları (önceden talep süresi, belge zorunluluğu, birikme hesabı) ayrıca tanımlanabilir.

Çalışan sistem üzerinden izin talebinde bulunur; talep yöneticisine düşer. Yönetici onaylar veya reddeder; ret durumunda neden girilmesi sağlanabilir. Onay süreci tamamlandığında çalışan bildirim alır; izin bakiyesi güncellenir.

İzin Bakiyesi

Her çalışanın yıllık izin hakkı, devredilen bakiye ve kullanılan gün sayısı takip edilir. Yönetici ekranında takımın izin takvimi toplu olarak görülür; hangi tarihte kaç kişinin izinde olacağı planlamaya katkı sağlar.

Belge Arşivi

İş sözleşmesi, diploma veya sertifika kopyası, sağlık raporu, işe giriş belgesi, eğitim sertifikası ve zimmet tutanakları personel kartına eklenir. Belgeler kategorize edilebilir; geçerlilik tarihi olanlar (sertifika, sağlık raporu) için hatırlatma tanımlanabilir.

İşe Giriş ve Ayrılış Süreci

Onboarding (işe alış) için kontrol listesi oluşturulabilir: IT erişim tanımlaması, muhasebe bilgileri güncelleme, zimmet teslim, eğitim planlama. Her adım tamamlandığında işaretlenir; hiçbir adım atlanmaz.

Offboarding (işten çıkış) sürecinde ise tam tersi: sistem erişimi kapatma, zimmet iade, çıkış görüşmesi kaydı, iş belgesi hazırlama. Bu adımların listesi kart üzerinden yönetilir; ayrılan kişinin hesabı deaktive edilerek Yelken360'daki tüm modüllere erişimi kesilir.

Temel Raporlar

• Headcount: Departman, pozisyon veya çalışma statüsüne göre personel sayısı.
• İzin Özeti: Çalışan veya dönem bazında kullanılan ve kalan izin günleri.
• Organizasyon Şeması: Hiyerarşik görsel; raporlama yapısını net gösterir.
• Deneme Süresi Takip: Yaklaşan deneme süresi bitiş tarihleri; zamanında karar alınmasını sağlar.
• Sözleşme Bitiş Takibi: Belirli süreli sözleşmelerin bitiş tarihleri; yenileme veya ayrılık kararı için uyarı.

KVKK Uyumu

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu çerçevesinde personel verisi işlemek için şu adımlar atılmalıdır:

• Aydınlatma metni: Her çalışana hangi verinin, ne amaçla işlendiği yazılı olarak bildirilmelidir.
• Açık rıza: Zorunlu olmayan veri işleme (örneğin sağlık verisi) için çalışan onayı alınmalıdır.
• Erişim kontrolü: Hassas veriler (TC, maaş, sağlık bilgisi) yalnızca yetkili personelin görebileceği şekilde yapılandırılmalıdır.
• Veri silme politikası: Ayrılan çalışanın verisinin ne kadar süre tutulacağı ve nasıl imha edileceği tanımlanmalıdır.

Platform veriyi yalıtılmış çalışma alanlarında tutar ve erişim kontrolü sağlar; ancak KVKK uyum sürecinin tamamı hukuki danışmanlık gerektiren bir sorumluluktur.

Tipik Kullanım Akışı

1. İşe alım kararı sonrası personel kartı açılır; temel bilgiler ve sözleşme türü girilir.
2. Onboarding kontrol listesi başlatılır; IT erişim ve zimmet adımları tamamlanır.
3. Çalışan ilk gün sisteme giriş yapar; izin talebini ve kendi bilgilerini görüntüleyebilir.
4. Günlük işlemlerde izin talepleri sistem üzerinden yönetilir.
5. Terfi, departman veya yönetici değişikliği kart üzerinde güncellenir; onay zinciri otomatik yenilenir.
6. Ayrılış kararında offboarding listesi başlatılır; sistem erişimi kapatılır.
7. Dosya arşivlenir; yasal saklama süresi boyunca saklanır, sonra silme politikası uygulanır.

Kimler Kullanır?

• İK Uzmanı / Yöneticisi: Tam yetkiyle kart oluşturma, düzenleme, onay akışı ve raporlama.
• Departman Yöneticisi: Kendi ekibinin izin onayı ve takım takvimini görüntüleme.
• Çalışan: Kendi profilini görüntüleme ve izin talebi oluşturma; diğer kişilerin verilerine erişimi yoktur.
• Muhasebe / Bordro: Maaş ve banka bilgilerine yetki sınırlı erişim; İK kartı diğer alanları görünmez olabilir.

Diğer Modüllerle Entegrasyon

• YelkenCRM / YelkenSatış: Personel kartı satış temsilcisi atamaları için referans olarak kullanılır; güncel çalışan listesi her zaman doğrudur.
• YelkenTeklif: Onay zincirinde yönetici, İK modülündeki organizasyon hiyerarşisinden belirlenir.
• YelkenMuhasebe: Bordro entegrasyonu harici sistemlerle (muhasebe yazılımı veya bordro servisi) yapılabilir; YelkenİK temel personel verisini sağlar.

Dikkat Edilmesi Gerekenler

• İşten çıkan her çalışanın sistem erişimini aynı gün kapatın; erteleme güvenlik açığı yaratır.
• Maaş ve kimlik alanlarını yalnızca ilgili role açın; geniş yetki verme alışkanlığı hassas veriyi riske atar.
• İzin bakiyesini yılda en az bir kez çalışanla paylaşın; yanlış hesap iddialarını belgeli veriye oturtun.
• Organizasyon şemasını çeyreklik güncelleyin; güncel olmayan şema onay akışlarını yanlış kişiye yönlendirir.
• KVKK aydınlatma ve rıza süreçlerini modülü devreye almadan tamamlayın; veri toplamaya başlamak bu yükümlülüğü tetikler.

Abonelik Notu

Personel sayısı, belge depolama alanı veya gelişmiş performans ve bordro entegrasyon modülleri abonelik paketinize bağlıdır.

← Modül Özeti