YelkenTeklif — Teklif ve Sunum Yönetimi

YelkenTeklif, müşteriye sunulan fiyat ve koşulları şablon, revizyon geçmişi, iç onay akışı ve profesyonel PDF ile yönetir. Tekliften siparişe geçişte satırlar, müşteri bilgisi ve fiyat yeniden yazılmadan aktarılır; veri bütünlüğü korunur.

Modülün İşletmeye Katkısı

Teklif hazırlama süreci çoğu işletmede ya çok uzun sürer ya da ciddi bir yük oluşturur. Her seferinde fiyat listesini araştırmak, müşteri bilgisini tekrar girmek, doğru KDV oranını bulmak ve kurumsal görünümlü bir belge üretmek için harcanan süre, satışçının asıl işine ayırması gereken zamanı çalar.

YelkenTeklif bu adımları standartlaştırır: katalogdan fiyat otomatik gelir, müşteri seçimi CRM'den tamamlanır, şablon düzeni önceden hazırlanmıştır. Sonuç, dakikalar içinde hazır ve profesyonel görünümlü bir teklif belgesidir. Revizyon yönetimi ve onay akışı ise satış sürecindeki sorumluluk dağıtımını kayıt altına alır.

Temel Kavramlar

Teklif Şablonu

Şablon, teklifin görsel ve yapısal çerçevesini tanımlar: işletme logosu, renk şeması, kolon düzeni (ürün, miktar, birim fiyat, iskonto, toplam), altbilgi notu (garanti koşulları, teslimat şartları, gizlilik maddesi), imza alanı ve geçerlilik süresi. Farklı iş kolları veya müşteri segmentleri için birden fazla şablon tutulabilir; örneğin bir şablon Türk lirası ve Türkçe koşullarla, diğeri dövizli ve İngilizce yasal metinlerle olabilir.

Teklif Kalemleri

Her teklif satırı şu türlerden biri olabilir:

• Ürün kalemi: YelkenKatalog'dan seçilir; fiyat, birim ve vergi otomatik çekilir. Miktar ve isteğe bağlı satır iskontosu girilir.
• Serbest metin kalemi: Katalogda tanımlı olmayan özel bir hizmet veya açıklama için manuel satır. Fiyat el ile girilir.
• İndirim / ek ücret satırı: Toplu iskonto veya nakliye gibi ek ücret kalemler toplamı etkiler.
• Başlık ve ara toplam satırı: Uzun tekliflerde grupları ayırmak ve ara toplamları göstermek için.

Versiyon ve Revizyon

Müşteri fiyat revizyonu istediğinde veya kapsam değiştiğinde mevcut teklif silinmez; yeni versiyon açılır. Her versiyon bağımsız bir belgedir: tarihi, tutarı ve durumu bağımsız izlenir. "Hangi rakamı ne zaman sunduk?" sorusu her zaman yanıtlanabilir. Revizyon geçmişi aynı zamanda müzakere sürecinin iz kaydıdır.

Teklif Durumu ve Yaşam Döngüsü

Teklif oluşturulduğu andan kapatılana kadar şu durumlardan geçer:

• Taslak: Henüz tamamlanmamış, müşteriye gönderilmemiş.
• Onay Bekliyor: İç onay akışı aktifse yöneticinin incelemesini bekliyor.
• Gönderildi: Müşteriye iletildi; geçerlilik süresi başladı.
• Görüntülendi: Müşteri bağlantıya tıkladı (bağlantı takibi destekleniyorsa).
• Kabul Edildi: Müşteri onayladı; sipariş oluşturulabilir.
• Reddedildi: Müşteri olumsuz yanıt verdi; red nedeni kaydedilebilir.
• Süresi Doldu: Geçerlilik tarihi geçti; yeni teklif gerektirir.
• İptal: İşletme tarafından çekildi.

Geçerlilik Süresi

Her teklife geçerlilik tarihi atanır. Süre dolduğunda teklif otomatik olarak "süresi doldu" durumuna geçer; müşteri bu teklif üzerinden sipariş veremez. Gerçekçi bir geçerlilik süresi belirlemek önemlidir: çok kısa süre müşteriyi baskılar ve güveni zedeler; çok uzun süre hammadde fiyatı veya kur değişimlerinde işletmeyi riske atar.

İç Onay Akışı

Belirli bir tutar eşiğini aşan veya standart dışı iskonto içeren tekliflerin gönderilmeden önce yönetici onayına girmesi yapılandırılabilir. Onay akışı şunları sağlar:

• Marj kontrolü; teklif kârsız gönderilmeden yakalanır.
• Yasal metin ve koşulların gözden geçirilmesi; hukuki risk azalır.
• Büyük müşteriler için üst yönetimin bilgilendirilmesi; sürpriz teklif reddi azalır.

Onay süreci eksiksiz kayıt altına alınır: kim onayladı, ne zaman, hangi notla. Reddedilen teklifler nedeniyle birlikte görünür.

PDF Çıktısı ve Gönderim

Teklif onaylandıktan veya onay akışı gerekmiyorsa oluşturulduktan sonra PDF olarak indirilebilir veya doğrudan e-posta ile gönderilebilir. Gönderim e-postasına izleme bağlantısı eklenebilir; müşteri belgeyi görüntüledikten sonra "görüntülendi" durumu güncellenir ve satış temsilcisi haberdar edilebilir.

Teknik şartname, katalog, sertifika veya referans belgesi gibi ek dosyalar teklife eklenebilir; PDF ile birlikte veya ayrı olarak gönderilebilir.

İskonto Yönetimi

İskonto üç kademede uygulanabilir:

• Satır iskontosu: Belirli bir kaleme uygulanan yüzde veya tutar bazlı indirim.
• Genel iskonto: Teklif toplamına uygulanan genel indirim; toplu satış veya stratejik müşteri için.
• Rol bazlı iskonto limiti: Satış temsilcisi belirli bir yüzdeye kadar indirim yapabilir; üzerini satış müdürü onaylamalıdır. Bu kural abonelik ve kurulum ayarlarına bağlıdır.

Tipik Kullanım Akışı

1. CRM'den müşteri ve fırsat seçilerek yeni teklif oluşturulur.
2. Şablon seçilir; geçerlilik tarihi belirlenir.
3. Ürün kalemleri katalogdan eklenir; miktar ve varsa iskonto girilir. Serbest metin veya hizmet kalemleri eklenir.
4. Toplam ve marj kontrol edilir; iç onay gerekiyorsa onaya gönderilir.
5. Onay sonrası PDF oluşturulur; müşteriye gönderilir.
6. Müşteri geri bildirimine göre revizyon açılır veya kabul edilir.
7. Kabulde sipariş tetiklenir (YelkenSatış); teklif satırları siparişe taşınır.

Şablon Tasarım Önerileri

• Kurumsal kimlik rehberine uygun logo, font ve renk kullanın. İlk izlenim müşterinin teklifinizi ciddiye alıp almayacağını etkiler.
• Altbilgi metnini muhasebe ve hukuk onayından geçirin; KDV, tevkifat ve ödeme koşulları sektöre göre farklılık gösterir.
• Uzun tekliflerde ürün gruplarını ayrı bölümlerle ayırın; müşterinin içeriği anlaması kolaylaşır.
• Şablon sayısını minimumda tutun; çok sayıda şablon doğru seçimi zorlaştırır ve güncelleme yükü getirir.

Kimler Kullanır?

• Satış Temsilcisi: Teklif hazırlama, gönderme ve revizyon.
• Satış Müdürü: Onay, marj kontrolü ve tüm tekliflerin durumunu izleme.
• Finans: Teklif marjı ve ödeme koşullarını görüntüleme (salt okuma yetkileri yeterli).
• Hukuk / Uyum: Yasal metin kontrolü için şablon gözden geçirme; aktif tekliflere müdahale gerekmez.

Diğer Modüllerle Entegrasyon

• YelkenKatalog: Kalem eklenirken fiyat, birim ve vergi otomatik çekilir; elle girme hatası ortadan kalkar.
• YelkenCRM: Müşteri ve fırsat seçimi; teklif kabul/red durumu fırsata geri beslenir, pipeline güncel kalır.
• YelkenSatış: Kabul edilen teklif tek adımda siparişe dönüştürülür; hiçbir veri yeniden girilmez.
• YelkenMuhasebe: Kesinleşen işlem sonrasında fatura, teklifin değer ve vergi bilgilerini temel alarak üretilebilir.

Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Revizyon yerine mevcut teklifi silmekten kaçının; müzakere izini yok eder, hangi rakamın ne zaman sunulduğunu takip edemezsiniz.
• Teklif numarasını e-posta konusunda kullanın; müşteri yazışmalarında referans karmaşasını önler.
• Geçerlilik süresini gerçekçi tutun; sürekli uzatma talepleri müşteride "bu fiyat zaten geçersiz, pazarlık yapabilirim" algısı yaratır.
• İskonto sınırlarını baştan netleştirin; kimse için sürpriz olmasın. "Bu iskontoya yetkim var mı?" sorusu müşteri önünde yaşanmamalıdır.

Abonelik Notu

Aylık teklif adedi, şablon sayısı, e-imza entegrasyonu veya gelişmiş onay katmanları abonelik paketinize bağlı olabilir. Limit dolduğunda yeni teklif açılamaz; mevcut teklifler üzerinde işlem yapmaya devam edilebilir.

← Modül Özeti