YelkenMuhasebe — Fatura ve Muhasebe Yönetimi

YelkenMuhasebe, ticari işlemlerin yasal ve mali karşılığını belge bazında kayıt altına alır. Satış ve alış faturası, cari hesap hareketi, tahsilat ve ödeme süreçleriyle yönetim; nakit, alacak ve borç durumunu tek ekrandan okur.

Modülün İşletmeye Katkısı

Muhasebe modülü, satış veya hizmet sürecinin "sonuç ürettiği" yerdir: teklif ve sipariş rakamlarını yasal belgelere dönüştürür, cari dengesini günceller ve tahsilat planı oluşturur. Bu adım doğru yönetilmezse alacak birikir, gecikme fark edilmez ve likidite sürprizi yaşanır.

YelkenMuhasebe'nin diğer modüllerle bütünleşik çalışması şu avantajı sağlar: sipariş verisi fatura taslağına otomatik aktarılır, müşteri bilgisi ve ürün vergi kodu yeniden girilmez, fatura kesildiğinde cari anında güncellenir. Muhasebe ekibinin veri giriş yükü azalır; kontrol ve analiz için daha fazla zaman kalır.

Temel Kavramlar

Fatura Türleri

Modülde farklı belge türleri bağımsız akışlarla yönetilir:

• Satış Faturası: Müşteriye kesilen ve gelir kaydeden asıl belgedir. Sipariş veya hizmet tamamlanmasına dayanır.
• Alış Faturası: Tedarikçiden gelen; gider ve stok değerini güncelleyen belgedir.
• İade Faturası / Kredi Notu: Müşteri iadesi veya fazla kesilen tutarın düzeltmesi. Orijinal faturaya referans verilir; sadece fark tutarını etkiler.
• Proforma Fatura: Yasal belge olmayan, fiyat teyidi amaçlı ön belge. Bazı ihracat süreçlerinde kullanılır.
• Masraf Fişi / Gider: Personel harcaması, genel gider gibi faturasız veya peşin ödemeler.

Cari Hesap

Her müşteri ve tedarikçi için cari hesap tutulur. Cari bakiye fatura, tahsilat ve ödeme hareketlerinin toplamından hesaplanır. Pozitif bakiye alacak (müşteri borçlu), negatif bakiye borç (işletme tedarikçiye borçlu) anlamına gelir. Cari mutabakat müşteri veya tedarikçiyle periyodik olarak yapılır; tutarsızlıklar erken tespit edilir.

Yaşlandırma Raporu

Alacaklar vadesi geçmişliğine göre gruplandırılır: 0–30 gün, 31–60 gün, 61–90 gün, 90+ gün. Bu rapor tahsilat ekibinin önceliklerini belirler; uzun vadeli takip edilmemiş alacaklar şüpheli alacak riskini artırır.

Belge Numaralandırma ve Seri Yönetimi

Faturalar seri numarasıyla sıralı kayıt ister; Türk vergi mevzuatında boşluk bırakmak sorun yaratır. Seri (örneğin SMM veya e-fatura serisi) çalışma alanı ve yıla göre yapılandırılır. E-belge süreçlerine geçişte GİB entegrasyon ayarları da bu bölümde yönetilir.

Dönem Yönetimi

Ay veya yıl kapatıldığında geriye dönük belge değişikliği kısıtlanır. Bu kural çift kayıt önleme ve muhasebe disiplinini korumak için kritiktir. Kapalı dönemde düzeltme gerekiyorsa ters kayıt veya düzeltme belgesi açılır; orijinal kayıt silinmez.

Tahsilat ve Ödeme Yönetimi

Fatura kesildikten sonra tahsilat süreci başlar:

• Tahsilat kaydı: Banka, nakit veya çek bazında alınan ödeme faturaya veya cariye eşleştirilir. Kısmi ödeme desteklenir; bakiye açık kalır.
• Vade hatırlatma: Vadesi yaklaşan veya geçen faturalar için otomatik hatırlatma oluşturulabilir; tahsilat sürecini proaktif yürütmek gecikmeyi azaltır.
• Ödeme planı: Büyük tutarlarda taksitli ödeme planı kaydı; her taksit ayrı vade olarak izlenir.
• Mahsup: Alacak ve borç aynı cari üzerinde varsa mahsup işlemi ödeme transferini azaltır.

E-Belge Hazırlığı

Türkiye'de belirli bir ciro eşiğini aşan mükellefler için e-fatura ve e-arşiv zorunludur; e-irsaliye ve e-müstahsil makbuzu da kapsama girebilir. YelkenMuhasebe bu süreçleri desteklemek için gerekli altyapıyı sağlar, ancak fiili GİB entegrasyonu (özel entegratör veya doğrudan GİB portalı) kuruluma bağlıdır. E-belge geçişi planlıyorsanız:

• GİB'e kayıt ve mühür/imza sertifikası önce tamamlanmalıdır.
• Hangi entegrasyon yolunun (özel entegratör veya doğrudan portal) seçildiğini destek ekibiyle netleştirin.
• Test ortamında birkaç fatura gönderip GİB tarafında onaylandığını doğrulayın; canlıya geçmeden önce bu adım kritiktir.

Temel Raporlar

• KDV Özeti: Dönem bazında hesaplanan ve indirilecek KDV'nin karşılaştırması; beyanname hazırlığı için referans.
• Satış ve Gelir Raporu: Dönem, müşteri, ürün grubu veya bölge bazında kırılım.
• Alacak Yaşlandırma: Tahsilat önceliği için vadesi geçmiş bakiye raporu.
• Borç Yaşlandırma: Tedarikçi ödemeleri için vade takibi.
• Cari Hareket: Seçilen müşteri veya tedarikçinin dönemsel hareket özeti; mutabakat dökümanı olarak kullanılabilir.

Tipik Kullanım Akışı

1. Sipariş teslim edilir veya hizmet tamamlanır (YelkenSatış üzerinden onay).
2. Fatura taslağı oluşturulur; sipariş satırları, müşteri bilgisi ve vergi otomatik gelir.
3. Muhasebe sorumlusu vergi oranlarını ve seri numarasını doğrular; onaylar.
4. E-belge aktifse GİB'e iletilir; onay alındıktan sonra müşteriye gönderilir.
5. Tahsilat beklenir; vade yaklaştığında hatırlatma gönderilir.
6. Ödeme alındığında faturaya eşleştirilir; cari bakiye kapanır.
7. Dönem sonunda KDV ve gelir raporları alınır; gerekli beyannameler hazırlanır.

Kimler Kullanır?

• Muhasebe Sorumlusu: Fatura oluşturma ve onaylama, cari hareket, dönem kapatma.
• Finans Müdürü: Alacak yaşlandırma, nakit akışı ve gelir raporları.
• Satış: Kendi müşterisinin fatura durumunu görüntüleme; gönderim ve tahsilat bilgisi salt okuma.
• Üst Yönetim: Mali özet raporlar; dönemsel kâr-zarar karşılaştırması.

Diğer Modüllerle Entegrasyon

• YelkenSatış: Teslim edilen sipariş faturanın kaynağı olur; satır bilgileri taslağa aktarılır.
• YelkenTeklif: Ön koşullar ve fiyat teklif bazında referans alınır; kesinleşmeden önce değiştirilebilir.
• YelkenStok: Stok değerleme ve maliyet bilgisi envanter raporlarını besler; dönem sonunda YelkenMuhasebe ile mutabık kılınır.
• YelkenMaliyet: Birim karlılık analizi için gerçekleşen maliyet ve fatura tutarları karşılaştırılır.
• YelkenKira: Kira vade tahsilatları muhasebe cari hareketine yansır; fatura kesildiğinde düzenli gelir kaydedilir.

Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Fatura iptali yerine iade faturası veya kredi notu açın; silinmiş fatura numarası seri bütünlüğünü bozar, vergi denetiminde sorun yaratır.
• Para birimi ve kur kaynağını çalışma alanı ayarlarıyla uyumlu tanımlayın; çoklu döviz ortamında tutarsız kur kullanımı ciddi hata yaratır.
• Dönem kapatmadan önce tüm satış ve alış faturalarının, tahsilat ve ödeme kayıtlarının girildiğini doğrulayın; sonradan eklenen hareket kapalı döneme düzeltme gerektirir.
• Cari mutabakatı düzenli yapın (en az üç ayda bir); birikmiş fark hem tahsilat sürecini zorlaştırır hem de müşteri ilişkisini karmaşık hale getirir.

Abonelik Notu

E-belge kotası, desteklenen belge türleri veya gelişmiş raporlama özellikleri abonelik paketinize bağlıdır. Yasal mevzuat güncellemeleri modül sürüm notları üzerinden duyurulur; güncel kalmak için platform bildirimlerini takip edin.

← Modül Özeti